İzmir Sanayici ve İş İnsanları Derneği (İZSİAD) Eğitim Komisyonu, iş dünyasında protokol ve temsil gücünü ele alan eğitim toplantısı düzenledi. Ontur Otel’de İş Mimarı ve Kurumsal Dönüşüm Lideri Sezin Örten Sivri’nin sunumuyla gerçekleştirilen eğitime, İZSİAD Yönetim Kurulu Başkanı Alaattin Yüksel, EBSO Meclis Başkanı İbrahim Gökçüoğlu, Eğitim Komisyonu Başkanı Gökçe Kesikçiler Buğday, Komisyondan Sorumlu Yönetim Kurulu Başkan Yardımcıları Ali Talak ve Yasemin Reşitoğlu ile beraber İZSİAD üyeleri ile çeşitli kurum ve kuruluşların özel kalem müdürleri katıldı.
Strateji geliştirme, yeni nesil liderlik ve yapay zekâ entegrasyonu alanlarında danışmanlık veren Sezin Örten Sivri, iş dünyasında protokol, yazılı iletişim, toplantı protokolü, üst yönetimle iletişim ve yönetici davranış protokolünü, kendi geliştirdiği "Temsil Mimarisi" yaklaşımı çerçevesinde ele aldı.
Yüksel: “Protokol kurumsal itibarın önemli parçasıdır”
İZSİAD Yönetim Kurulu Başkanı Alaattin Yüksel, iş dünyasında protokol kurallarının yalnızca biçimsel bir alan olarak görülmemesi gerektiğini vurguladı. Kurumları temsil eden kişilerin her sözünün, her yazışmasının ve her davranışının kurum algısına etki ettiğini belirten Yüksel, “İş dünyasında güven, yalnızca yapılan işin kalitesiyle değil; ilişki yönetimi, iletişim dili ve temsil kabiliyetiyle de güçlenir. Protokol kuralları bu anlamda kurumsal itibarımızı koruyan, ilişkilerimizi daha sağlıklı ve öngörülebilir hale getiren önemli bir çerçevedir. Bu değerli etkinliği hazırlayan İZSİAD Eğitim Komisyonumuzu kutluyor, katkıları için Sezin Hanım’a teşekkür ediyorum” dedi.
Sivri: “Protokol temsil sorumluluğunun davranışa dönüşmüş halidir”
Kurumsal Dönüşüm Danışmanı Sezin Örten Sivri, protokolün iş dünyasında görünmeyen ama tüm ilişkileri etkileyen bir yönetim-liderlik alanı olduğunu söyledi. Protokolün saygı, sıra, mesafe, temsil ve güven bileşenlerinden oluştuğunu belirten Örten Sivri, "Protokolü yalnızca tören düzeni ya da nezaket kuralları olarak düşünmemek gerekir. Ben buna 'Temsil Mimarisi' diyorum. Bir kurumun itibarı reklamlarla kurulur ama davranışlarla korunur; saygı, sıra, mesafe, temsil ve güven, güçlü kurumların şansa bırakmadığı liderlik davranışlarıdır" dedi.
Sunumunda yazılı iletişime geniş yer veren Örten Sivri, e-posta iletişiminde net konu satırı, doğru hitap, kısa bağlam, açık talep, tarih ve profesyonel kapanışın kurumsal standart açısından belirleyici olduğunu söyledi. E-postada ‘kime’ alanının aksiyon alacak ana muhatabı, CC’nin bilgi sahibi olması gereken kişiyi, BCC’nin ise gizlilik veya toplu bilgilendirme alanını gösterdiğini anlatan Örten Sivri, gereksiz CC kullanımının hiyerarşi ve güven ilişkisini zedeleyebileceğini ifade etti.
E-posta ve WhatsApp protokolü de ele alındı
Dijital iletişimde yapılan küçük hataların kurumsal algıya doğrudan yansıdığını dile getiren Örten Sivri, mail yazışmalarında kimin muhatap, kimin bilgi sahibi, kimin karar sürecinde olduğunun doğru kurgulanması gerektiğini vurguladı.
WhatsApp yazışmalarında da kurumsal sınırların korunması gerektiğine dikkat çeken Örten Sivri, acil olmayan konularda mesai dışı yazışmalardan kaçınılması, uzun konuların WhatsApp üzerinden çözülmemesi, karar gerektiren başlıkların e-postaya taşınmasının aksi bir karar alınmadıkça daha doğru olacağının altını çizen Örten Sivri, “Ben WhatsApp’ı hızlı iletişim kanalı olarak görüyorum ancak karar arşivi olarak değerlendirmiyorum. Mesai dışı iletişimde aciliyet gerçek değilse kişisel alana saygı göstermeliyiz. Grup yazışmalarında kimseyi mahcup etmeyen, net ve ölçülü bir dil kurmak kurumsal nezaketin önemli parçasıdır” dedi.
Sivri: “Yapay Zeka ve teknoloji hızı artırır, temsil sorumluluğunu devralmaz"
Dijital iletişimde yapay zekânın artan rolüne de değinen Örten Sivri, "Yapay zekâ bugün bir e-postayı saniyeler içinde yazabilir; ama o e-postayı kime, ne zaman ve hangi tonla göndereceğinize dair yargı hâlâ yöneticiye aittir. Yapay Zeka ve teknoloji hızı artırır, temsil sorumluluğunu devralmaz" dedi.
Toplantı protokolüne de değinen Sezin Örten Sivri, toplantıların yalnızca masa etrafında başlayan süreçler olmadığını, doğru hazırlıkla daha davet aşamasında şekillendiğini aktardı. Toplantının amacı, katılımcı listesi, gündemi, süresi, karar beklenen konuları ve not tutacak kişinin önceden netleştirilmesi gerektiğini söyleyen Örten, oturma düzeninin de bir güç ve saygı mesajı verdiğini belirtti.
